учета. Как проверить ведение бух

Этот проект является обобщением наших многочисленных разработок, направленных на создание отчетов и обработок, позволяющих находить и исправлять ошибки пользователя при ведении учета в типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия 7.7" на платформе "1С:Предприятие 7.7".

Немного истории. В течение нескольких лет специалисты Профи-центр под заказ своих клиентов разрабатывали и реализовывали алгоритмы поиска тех или иных ошибок пользователей. Для иллюстрации приведем только один пример. Выписали расходную накладную и счет-фактуру, затем удалили накладную (товара не оказалось на складе или он не устроил покупателя по качеству или комплектности), а счет-фактуру удалить забыли. Очевидно, что в этой ситуации расчет НДС будет ошибочен, поскольку проводки, сформированные счетом-фактурой, остались. Заметим, что программа могла бы уже в момент удаления документа "отгрузка товаров" предложить удалить и счет-фактуру, так как последний как правило подчинен первому. Но, к сожалению, такой функционал в типовой конфигурации отсутствует. А значит, возможны ошибки, и их нужно "отлавливать". Этим и занимаются разработанные нами специализированные отчеты.

В какой-то момент мы приняли решение объединить все накопленные разработки на эту тему в один проект. Получился отчет "Экспресс-проверка ведения учета", который позволяет пользователю самостоятельно проводить анализ состояния данных его информационной базы. Такой внутренний контроль призван помочь бухгалтеру своевременно обнаружить и исправить ошибки в информационной базе «1С:Бухгалтерии 7.7». На момент написания статьи существует 65 различных правил (алгоритмов, методов, как угодно) нахождения ошибок пользователей по 11 направлениям ведения учета. Ниже перечислены все разделы и все правила.

Здесь представлены два разных отчета для разных программ (конфигураций): для ОСНО и для УСН. Использовать одинаковые правила проверки для этих двух программ не всегда возможно, хотя есть такие правила, которые либо очень похожи, либо одинаковы. Те правила, которые не используются в программе "1С: УСН, ред. 1.3", помечены в перечне как неиспользуемые.

Перечень правил по разделам

  • Положения учетной политики
    • Наличие учетной политики по бухгалтерскому учету (для УСН проверяется только "особенности исчисления НДФЛ")
    • Наличие учетной политики по налоговому учету
    • Наличие учетной политики по персоналу
    • Неизменность учетной политики по бухгалтерскому учету в течение года (для УСН проверяется только "особенности исчисления НДФЛ")
    • Неизменность учетной политики по налоговому учету в течение года
    • Возможность использования квартала как налогового периода по НДС (для УСН не используется)
    • Соответствие применения метода «директ-костинг» фактическому закрытию счета 26 (для УСН не используется)
    • Соответствие применения ПБУ 18/02 использованию соответствующих счетов учета (для УСН не используется)
    • Отсутствие остатков и оборотов по счетам ЕНВД в случае неприменения ЕНВД
  • Операции по кассе
    • Отсутствие непроведенных кассовых документов
    • Отсутствие отрицательных остатков по кассе
    • Соответствие оборотов по кассовым документам и проводкам
    • Соблюдение лимита остатков денег в кассе
    • Соблюдение лимита расчетов наличными с юридическими лицами
    • Соблюдение нумерации ПКО и РКО
    • Выдача денег под отчет только после отчета по ранее выданным суммам
    • Отсутствие передач подотчетных сумм от одного лица другому
    • Выдача денег под отчет только работникам организации
  • Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость
    • Полнота выписки счетов-фактур по документам реализации
    • Отсутствие счетов-фактур по удаленным документам реализации
    • Отсутствие нескольких счетов-фактур по одному документу реализации
    • Своевременность выписки счетов-фактур по документам реализации
    • Соответствие в БУ выручки от продаж начисленному НДС (для УСН не используется)
    • Соответствие в БУ суммы прочих облагаемых НДС доходов сумме начисленного НДС (для УСН не используется)
    • Соответствие сумм выручки от продаж и прочих облагаемых НДС доходов в БУ суммам в подсистеме учета НДС (для УСН не используется)
    • Наличие документа основание у документа «Счет-фактура выданный»
    • Наличие документа «Формирование записей книги продаж» (для УСН не используется)
    • Проверка формирования авансовых счетов-фактур при наличии авансов полученных (для УСН не используется)
    • Соответствие НДС, отложенного для уплаты в бюджет, в БУ и в подсистеме учета НДС (для УСН не используется)
  • Ведение книги покупок по налогу на добавленную стоимость
    • Полнота получения счетов-фактур по документам поступления (для УСН не используется)
    • Соответствие суммы НДС и ставки НДС (для УСН не используется)
    • Наличие документа «Формирование записей книги покупок» (для УСН не используется)
    • Отсутствие отрицательных остатков сумм НДС, предъявленных поставщиками
    • Соответствие сумм списания НДС по приобретенным ценностям по счету 19 БУ и в подсистеме учета НДС (для УСН не используется)
    • Наличие вычета НДС с авансов при зачете авансов полученных (для УСН не используется)
  • Операции по основным средствам
    • Наличие доначисленной амортизации при выбытии ОС
    • Соответствие признака амортизации остаткам в БУ
  • Учет персонала и заработной платы
    • Соответствие счетов ДФЛ и 70
    • Закрытие месяца позже начисления зарплаты (для УСН не используется)
    • Контроль наличия дополнительных доходов
    • Соответствие счетов "69" и "СВЗ"
    • Проверка правильности заполнения даты рождения сотрудников
    • Проверка правильности переноса остатков расчетов по ЕСН и взносам в ПФР, начисленным до 2010 года.
    • Проверка правильности заполнения реквизита "Страховой номер ПФР" сотрудников
    • Проверка возможности сформировать справки о доходах (2-НДФЛ).
  • Учет ТМЦ
    • Соответствие сальдо по счету 10 справочнику "материалы" (для УСН не используется)
    • Отсутствие отрицательных остатков по материалам (для УСН не используется)
    • Соответствие сальдо по счету 41 справочнику "номенклатура" (для УСН используется и для счета 10)
    • Отсутствие отрицательных остатков по номенклатуре (для УСН используется и для счета 10)
    • Отсутствие ненулевой суммы при нулевом количестве по материалам.(для УСН не используется)
    • Отсутствие ненулевой суммы при нулевом количестве по номенклатуре. (для УСН используется и для счета 10)
  • Учет производства
    • Заполненность субконто "виды номенклатуры" (для УСН - "виды деятельности") в сальдо по счету 20
    • Заполненность субконто "виды номенклатуры" (для УСН - "виды деятельности") в оборотах по счету 90
    • Заполненность реквизита "тип номенклатуры" в справочнике "виды продукции". (для УСН реквизита "характер деятельности" в справочнике "виды деятельности")
    • Правильность заполнения реквизита "тип номенклатуры" в справочнике "виды продукции". (для УСН реквизита "характер деятельности" в справочнике "виды деятельности")
    • Отсутствие конечных отрицательных сальдо по дебету счета 20 по статьям затрат
    • Отсутствие отрицательных оборотов по кредиту счета 25 и дебету счета 20 по статьям затрат (для УСН не используется)
  • Закрытие месяца
    • Правильность закрытия счетов затрат
    • Возможность закрытия счета 26
    • Возможность закрытия счета 44
  • Взаиморасчеты с контрагентами
    • Отсутствие незаполненной аналитики по договорам
    • Соответствие контрагентов и договоров
  • Налоговый учет (ПБУ18/02) (для УСН не используется)
    • Правильность отражения убытков на счете Н11 (для УСН не используется)
    • Соответствие убытков прошлых лет сальдо по счету 09 (для УСН не используется)
    • Правильность расчета налога на прибыль в БУ (для УСН не используется)

Часть проверок, описанных выше, применима и к комплексной конфигурации на платформе "1С:Предприятие 7.7".

Руководство пользователя.

Отчет представляет собой как бы контейнер, содержащий несколько десятков отчетов (более шестидесяти), каждый из которых предназначен для проверки ведения учета по определенному направлению учета с использованием оригинального алгоритма проверки (правила проверки).

Отчет хранится на диске компьютера в виде нескольких файлов. Основной файл расположен в подкаталоге ExtForms в каталоге информационной базы. Файлы, содержащие в себе правила проверок, находятся в подкаталоге Rules каталога ExtForms . Такая организация позволяет создавать различные конфигурации отчета, т.е. набор правил будет определяться наличием файлов в подкаталоге Rules . Очевидно, что можно легко добавить новые правила (файлы) или напротив удалить не нужные. По мере развития проекта (или по мере приобретения) пользователь может получать новые правила и таким образом расширять функциональность отчета.

Работа с отчетом начинается с его установки, подробнее процесс установки описан здесь. После установки следует запустить программу 1С:Предприятие (1С Бухгалтерия 7.7 или 1С УСН 7.7 ) в режиме ведения учета и открыть отчет через дополнительные возможности, см. рис.1.1.

Рис.1.1 Как открыть отчет на исполнение

В стартовом диалоговом окне задаются параметры отчета: период проверки, выделение цветом, допустимое отклонение (например отклонением в одну копейку можно пренебречь), лимит остатка кассы, возможность выводить в отчет только ошибки и корреспондентский счет для закрытия счета 26 в случае применения директ-костинга. На закладке "Отбор документов " выбираются виды документов (см. рис.1.2), которые будут обрабатываться в разделах правил проверки формирования книги покупок и книги продаж.

Рис. 1.2 Окно выбора обрабатываемых документов

При нажатии на кнопку "выбор правил проверки" появляется окно с деревом правил. С помощью этого окна настройки «Экспресс-проверки ведения учета» можно ограничить состав выполняемых проверок (см. Рис. 2). Чтобы какой-либо вид проверки не выполнялся, нужно отключить его, сняв флажок в соответствующем поле. Таким же образом можно отключить целый раздел проверок.

Рис.2 Выбор выполняемых проверок

Правила сгруппированы по разделам. Двойной (!!! двойной, здесь и далее) щелчок по картинке с плюсом "+" позволяет раскрыть соответствующий раздел, щелчок по "-" соответственно свернуть. Щелчок на названии правила (или на картинке слева от названия) выбирает или отменяет выбор правила, щелчок на названии раздела снимает пометку со всех правил раздела, если было выбрано хотя бы одно, или помечает все правила раздела, если не было помечено ни одного правила. Нет необходимости открывать и закрывать окно выбора правил проверки всякий раз, как только вы хотите выбрать другие правила. Оставьте окно выбора открытым и переключайтесь в него по мере необходимости. Очередная проверка будет производится в соответствии с текущим состоянием окна выбора.

Общее количество правил в окне выбора определяется наличием файлов правил в подкаталоге Rules каталога ExtForms (см. начало статьи). Например на следующем рисунке отсутствует целый раздел "учет персонала и заработной платы", потому что на диске нет ни одного правила из этого раздела.

Рис.3 Состав выполняемых проверок определяется наличием файлов правил

После добавления новых правил (новых файлов) отчет необходимо перезапустить.

После выбора желаемых правил нужно нажать на кнопку "выполнить". Выполнив экспресс-проверку, пользователь получает отчет о ее результатах, в котором показывается общее число видов проведенных проверок и число проверок, в ходе выполнения которых были обнаружены ошибки в данных информационной базы. Результат будет оформлен примерно в таком виде (показан фрагмент окна):

Рис.4 Оформление результатов проверки

Результаты экспресс-проверки выводятся с детализацией по разделам учета и по каждому виду проверок. Кроме того, в отчете показаны комментарии к каждой выполненной проверке. Комментарий содержит следующую информацию: предмет контроля – что именно проверяет текущая проверка; результат проверки – были ли в ходе проверки обнаружены ошибки; возможные причины ошибок и рекомендации по их устранению (рис. 4).

Начиная с релизов 4.5.1.5 и 1.3.1.3 в настройках отчета добавлена новая страница (закладка) "", на которой можно сформировать список контрагентов, которые будут задействованы в проверках (см. Рис.5).

Рис. 5 Отбор контрагентов

Там, где это возможно и имеет смысл, проверки будут выполняться по желанию пользователя не по всем документам, бух.итогам и т.д., а по списку выбранных контрагентов. Это дает возможность сделать результаты проверок более понятными и наглядными. Список контрагентов можно задавать вручную, а также осуществлять отбор контрагентов, имеющих договоры определенного вида.

На закладке "Дополнительные параметры " выбирается вариант расшифровки, т.е. что можно получить двойным щелчком мышью по конкретной строке в списке ошибок, например, как показано на рис.6, стандартный отчет "Анализ субконто " с предустановленными параметрами для выбранной ошибки, или открыть форму элемента справочника.

Рис.6 Выбор варианта расшифровки

По проверкам, в ходе выполнения которых были обнаружены ошибки, в отчет выводится детальная информация об ошибке. В зависимости от конкретной проверки это могут быть период, в котором обнаружена ошибка, остатки и обороты по бухгалтерским счетам, отдельные документы, в которых алгоритмом проверки были найдены ошибки.

После того, как сформирован отчет с детальной информацией по обнаруженным ошибкам, пользователь может перейти из него к первичным документам или стандартным отчетам. После внесения необходимых изменений можно повторно запустить процедуру проверки данных. Возможно несколько циклов проверки до полного исправления всех ошибок.

Ограниченная версия за $m содержит правила трех разделов: ведение книги продаж, ведение книги покупок и учет персонала и ЗП.

С помощью учетной программы пользователям важно быть уверенными в том, что ими не были допущены ошибки и неточности. Основные трудности с 1С возникают, когда заканчивается очередной отчетный период, однако грамотное ведение текущего учета - это важная задача бухгалтера.

Направления, которые следует рассматривать при исправлении ошибок:

Часть ошибок при закрытии месяца кроется в неправильных настройках программы, и, в первую очередь, в некорректных, зачастую впопыхах настройках «Учетной политики». Необходимо знать причинно-следственные связи между «флажками» настроек и ошибками, возникающими в учете.

Другая часть ошибок возникает в результате неправильного оформления документов, технических ошибок бухгалтера, ошибок, возникающих по невнимательности или по незнанию.

Однако не стоит забывать и о таком варианте. Месяц закрыт, по отчету ошибок не обнаружено, однако в учете могут иметь место некорректные данные.

Чтобы не допустить подобных ошибок, следует после выполнения всех регламентных операций по закрытию периода проверить корректность полученных учетных данных.

Для этих целей в «1С:Бухгалтерии 8» включены специальные отчеты:

  • отчет «Экспресс-проверка ведения учета»;
  • отчет «Анализ учета по налогу на прибыль»;
  • отчет «Анализ учета по НДС»;
  • отчет «Анализ учета по УСН»;
  • оценка риска налоговой проверки.

Рис. 1. Отчеты по анализу учета

Перечисленные отчеты - это инструмент внутреннего контроля по проверке информационной базы.

Совет! Проведите проверку и вы сможете своевременно обнаружить и исправить ошибки.

Обратим ваше внимание на отчет «Экспресс-проверка ведения учета».

Экспресс-проверка представляет собой набор проверок, сгруппированных по разделам учета. Каждая такая проверка контролирует отсутствие ошибок в данных. Контроль может заключаться в соответствии учетных данных тем или иным положениям законодательства или в соответствии данных внутренним алгоритмам, заложенным в программу разработчиком.

В отчете представлено несколько направлений, по которым будет проводиться проверка. Можно не проводить проверку сразу по всем направлениям, а выбрать то, что является важным в настоящий момент, например, проверка «Операции по кассе».

Список возможных проверок

  1. «Проверка учетной политики», программа контролирует ее наличие; соответствие применения метода «директ-костинг» фактическому закрытию счета 26; контролируется соответствие применения ПБУ 18/02.
  2. «Анализ состояния бухгалтерского учета», позволяет выявить ошибки в методике ведения бухгалтерского учета. На этом этапе проводится анализ счетов, подлежащих закрытию в конце отчетного периода. Проводится проверка соответствия дебетовых и остатков по счетам учета на конец отчетного периода виду счета (активный/пассивный). Также проводится проверка корректности корреспонденций счетов в проводках, что особенно полезно при введении операций вручную. Для организаций, имеющих основные средства на балансе следует обратить внимание на проверку остаточной стоимости объектов основных средств, а имеющих активы и обязательства, стоимость которых выражена в полезной является проверка на корректность их оценки на конец отчетного периода.
  3. «Операции по кассе». Здесь проверяется отсутствие отрицательных остатков по кассе превышение ежедневного лимита остатка наличных в кассе, соблюдение нумерации ПКО и РКО, учет подотчетных денежных средств, что позволяет соблюдать
  4. Проверке подвергается ведение книги покупок и книги продаж контролируется полнота и своевременность регистрации и выписки счетов-фактур по документам поступления и реализации; также проверяется наличие документов «Формирование записей Результаты экспресс-проверки можно выводить с детализацией по разделам учета и по каждому виду проверок. Кроме того, в отчете могут быть показаны комментарии к каждой выполненной проверке и сформирован отчет с детальной информацией по обнаруженным ошибкам, бухгалтер может перейти из него к первичным документам или стандартным отчетам.

Отчет «Экспресс-проверка ведения учета» находится в меню Отчеты - Анализ учета - Экспресс-проверка ведения учета. (рис. 2).

Рис. 2. Работа с отчетом «Экспресс-проверка ведения учета»

Выполнив экспресс-проверку, пользователь получает отчет о ее результатах, в котором показывается общее число проведенных проверок и число проверок, в ходе выполнения которых были обнаружены ошибки в данных информационной базы. Результаты экспресс-проверки можно выводить с детализацией до раздела учета или до каждой проверки кликая по "+" слева от раздела или комментария). В отчете могут быть показаны комментарии к каждой выполненной проверке.

Комментарий содержит:

  • предмет контроля - что именно проверяет текущая проверка;
  • результат проверки - были ли в ходе проверки обнаружены ошибки;
  • возможные причины ошибок;
  • рекомендации по устранению ошибок.

По проверкам, в ходе выполнения которых были обнаружены ошибки, в отчет выводится детальная информация об ошибке. В зависимости от конкретной проверки это может быть период, в котором обнаружена ошибка, остатки и обороты по бухгалтерским счетам и другим учетным регистрам, отдельные документы, в которых в результате проверки были найдены ошибки.

5. Книги продаж» и «Формирование записей книги покупок».

Для целей НДС в экспресс-проверке предусмотрены два блока проверок (рис. 3).

Рис. 3. Проверка ведения книги покупок и книги продаж

На рис. 4 показаны проверки раздела «Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость».

Рис. 4. Результаты проверки книги продаж

Каждая проверка раздела решает свои задачи

Рассмотрим характеристику отдельных задач проверки.

Соблюдение нумерации счетов-фактур. Проверка контролирует данный порядок нумерации счетов-фактур и сообщает о фактах нарушения в хронологии или пропусках в нумерации счетов-фактур.

Полнота выписки счетов-фактур по документам реализации. Данная проверка контролирует отклонение от методики. Методика учета по НДС, реализованная в программе, предусматривает, что каждый проведенный документ реализации должен сопровождаться проведенным документом "Счет-фактура выданный".

Своевременность выписки счетов-фактур по документам реализации. Проверка контролирует выполнение требования, которое предусматривает, что счета-фактуры по операциям реализации товаров (работ, услуг) выставляются не позднее 5 календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).

Соответствие в БУ выручки от продаж начисленному НДС. Проверка обеспечивает контроль за правильностью отражения суммы НДС на бухгалтерском счете 90.03 «Налог на добавленную стоимость» по операциям реализации товаров, работ и услуг. То есть осуществляется сопоставление суммы НДС, рассчитанной с выручки, отраженной на счете 90.01.1 «Выручка по деятельности с основной системой налогообложения» сумме НДС, отраженной на счете 90.03 «Налог на добавленную стоимость». Ошибкой является несоответствие суммы НДС, отраженная на счете 90.03 «Налог на добавленную стоимость» сумме НДС, с выручки. Такое несоответствие типично для операций, в которых осуществлялись ручные корректировки бухгалтерских проводок и сумм в них.

Итак, ошибки обнаружены. Как их исправлять?

Для получения подробной информации об ошибке необходимо кликнуть «плюсик» слева от названия проверки.

По каждой проверке указывается предмет контроля, результат проверки, возможные причины ошибки, рекомендации по исправлению ошибки и приводится детальный отчет об ошибках (рис. 5).

Рис. 5. Анализ сообщений в экспресс-проверке. Ведение книги продаж

Бухгалтеру нужно проанализировать каждое сообщение. Если действительно имеет место ошибка, то ее нужно исправить. После исправления всех ошибок нужно заново сформировать отчет.

Например, на рис. 5 видно, что обнаружена ошибка в нумерации счетов-фактур, а именно: «пропуски в нумерации», «нарушении хронологии».

В программе нам сразу предлагается решить эту задачу восстановлением нумерации, которую можно выполнить, перейдя к этой функции по гиперссылке «Автоматическая перенумерация документов».

Обратите внимание! Сообщение нас предупреждает о несовпадении выданных первичных документов. Подойдите внимательно к решению подобных

Выполнив автоматическую перенумерацию документов мы получили безошибочный отчет по книге продаж.

Аналогичным образом необходимо исправить ошибки в книге покупок, если они имеются.

Рассмотрим детальный отчет об ошибках

После проверки внесем исправления.

  1. Проверим фактическое получение от поставщиков счетов-фактур по приходным документам. Введем в программу полученные, но не занесенные счета-фактуры.
  2. Откроем список документов (Продажа - Ведение книги продаж - Формирование записей книги продаж), откроем документы за период проверки, заполним закладку «НДС с авансов» и проведем документы.
  3. Откроем список документов (Продажа - Ведение книги продаж - Формирование записей книги продаж), документы за период проверки, заполним закладку «НДС по реализации» и проведем документы. Проверим соответствие сумм ручных проводок по 76.Н и документов «Корректировка записей регистров накопления».

Используйте порядок проверки и исправления ошибок по всем разделам отчета «Экспресс-проверка ведения учета».

Результат - учет без ошибок

Средство контроля «Экспресс-проверка ведения учета» предназначено, прежде всего, для или бухгалтера, за соответствующий раздел учета на предприятии. Бухгалтер может использовать его для проверки правильности учетных данных в конце отчетного периода, после ввода всех первичных документов по разделу учета. Многие разделы экспресс-проверки могут использоваться и для текущего контроля правильности введенной информации.

Бухгалтерский учет – это очень сложная наука. А если вы ведете учет в программах 1С, то проверка его корректности – вещь необходимая. Для таких целей в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0» существует множество отчетов, которые позволяют проверить данные на счетах бухгалтерского учета или в регистрах сбора сведений. Но особняком стоит такой замечательный сервис, как «Технологический анализ», который помогает выявлять технические бухгалтерские ошибки и проверяет корректность данных. В этой статье хотелось бы рассказать про данный сервис, как его использовать, и о чем он нам может рассказать.

Найти этот сервис можно:

Открывается форма:

Форма технологического анализа разделена на две части: справа – группы проверок, слева – выявленные проблемы.
Как видно, сервис позволяет осуществлять проверки по группам (направлениям): одновременно по всем или по каждому в отдельности. Это удобно тем, что ответственные бухгалтеры могут осуществлять проверку только по своему участку учета.
Также плюсом является то, что технологический анализ запоминает проведенные проверки (дату, время и результат проверки).
Итак, самое первое, что нужно сделать, приступая к работе, – это выбрать проверяемую организацию:

После выбора организации можно также пометить виды важности, по которым будет отфильтрован результат технологического анализа:

Выбирая одно или несколько значений, вы настраиваете отбор, по результатам которого после работы сервиса будут показаны только интересующие сообщения по виду важности.
Также каждая группа (направление) проверки имеет описание, которое можно просмотреть, выделив интересующую вас группу:

В некоторых направлениях среди рекомендаций значится: «проверку необходимо выполнять за период с начала года». Такая рекомендация неспроста, ведь часто учет, так сказать, «растянут» на календарный год, а при сдаче отчетности и закрытии года – все данные проверяются и выравниваются. Согласна с мнением разработчиков, что технологический анализ лучше осуществлять в периоде с начала года (если только вами он не используется постоянно, и вам важно отследить изменения за период с последней проверки).
Также хотелось бы отметить, что технологический анализ рекомендовано выполнять и после обновления программы. Поясню почему: при обновлении программы компанией «1С» зачастую изменяются правила учета. Бывает, что какие-то справочники/регистры/виды документов удаляются, а имеющиеся данные переносятся в новые объекты. Этот перенос данных осуществляется во время обновления автоматически, но всегда стоит проверять результат переноса, чтобы быть уверенным, что все прошло гладко.
В правой части технологического анализа будут отражаться обнаруженные проблемы. На данный момент, судя по картинке выше, в учете проблем не найдено. Но важно понять: проблем, действительно, нет, или же проверка просто не проводилась? Воспользуемся специальной настройкой технологического анализа. Найти ее можно:

Открывается форма настроек:

И, как видно, автоматические проверки учета отключены. Для их включения необходимо двойным щелчком по строке открыть форму описания направления проверки:

Можно установить флаг автоматического выполнения, и программа будет осуществлять проверку по расписанию:

Возникает вопрос: по какому расписанию будет осуществляться проверка? Параметры различных регламентных (по расписанию) и фоновых заданий можно просмотреть в специальном сервисе «Регламентные и фоновые задания».
Найти его можно:

Открывается список заданий, разделенный на два вида:

В списке регламентных заданий найдем интересующее нас - проверка ведения учета:

Становится понятно, что проверки не проводились ни разу в автоматическом режиме. Чтобы просмотреть расписание, выберем интересующее нас задание:

Расписание можно настроить по своему желанию.
Вернемся к проверкам. После настройки автоматической проверки система проанализировала корректность ведения учета по выбранному нами направлению:

Запустить проверку тут можно следующим образом:

Для примера было запущено 3 проверки, в случае обнаружения ошибок, рядом с названием появляется значок и информация об их количестве.

Просмотреть найденные ошибки можно на вкладке «Выявленные проблемы»:

После того, как нами был настроен технологический анализ, можно вернуться непосредственно к форме технологического анализа. Если вами выбран вариант проведения проверок по расписанию, то при открытии формы технологического анализа будет формироваться список обнаруженных проблем:

Можно не использовать автоматическую проверку учета по расписанию, а после запуска технологического анализа производить проверку вручную. Ручной запуск проверки находится в меню «Все действия», там выделена отдельная кнопка «Выполнить проверку»:

При запуске проверки программа предлагает выбрать период:

Выбор автоматической проверки или ручной – дело вкуса. Единственное, о чем хотелось бы сказать: при выборе автоматической проверки, настраивая расписание выполнения регламентных заданий, учитывайте техническую сторону вопроса, т.к. выполнение требует некоторых затрат ресурсов от системы 1С и от компьютера, на котором осуществляется работа.
После того, как программа выявила проблемы в учете, встает вопрос: что с ними делать? Есть возможность расшифровать каждую отдельно взятую ошибку по двойному щелчку:

Программа предлагает воспользоваться двумя разными отчетами, которые поясняют эту проблему: оборотно-сальдовой ведомостью по счету или карточкой счета. В данном примере воспользуюсь ОСВ, откроется форма отчета:

В этом отдельно взятом примере программа подразумевает, что на счете 105.36 остатки не могут храниться на классификационных признаках счетов (КПС) вида КРБ, так как в организации принята учетная политика, закрепляющая структуру рабочего плана счетов с классификацией АУ и БУ:

Проще говоря, остатки на счетах должны храниться на КПС вида АУ и БУ. Чтобы убедиться, что в учете действительно введены КПС с необходимым видом показателя, рассмотрим справочник КПС. Найти его можно:

Чтобы удостовериться в том, что анализ прав, сформируем отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» с необходимой нам группировкой:

Данная проблема помечена как критическая, её решением будет перенос остатков со старых КПС на новые.
Для других направлений проверок может быть предусмотрена другая расшифровка, например:
- если ошибка в каком-либо объекте (документе или справочнике), то при расшифровке программа откроет именно его;
- если ошибка в регистрах хранения данных, программа откроет именно проблемные записи;
- при сравнении каких-либо показателей при расшифровке может открываться сравнительная таблица.
Также результат проверки можно распечатать (для того, чтобы была возможность отслеживать, исправлены ли ошибки с последней проверки). Для этого имеется кнопка «Печать»:

Печатная форма выглядит следующим образом:

В этой статье нами был рассмотрен удобный сервис «Технологический анализ», который позволит следить за корректностью вводимых данных и оперативно исправлять ошибки учета. А вы применяете его в своей работе?

При ведении учета и подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности с помощью учетной программы пользователям важно быть уверенными в том, что ими не были допущены ошибки и неточности.

В состав типовой конфигурации «1С:Бухгалтерии 8» входит специальный механизм «Экспресс-проверка ведения учета», который позволяет бухгалтеру самостоятельно проводить «мини-аудит» состояния данных его информационной базы. Такой внутренний контроль призван помочь бухгалтеру своевременно обнаружить и исправить ошибки в информационной базе «1С:Бухгалтерии 8» до формирования отчетности.

«Экспресс-проверка ведения учета» представляет собой набор проверок, сгруппированных по разделам учета: «Положения учетной политики», «Операции по кассе», «Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость» и др. (рис. 1). Каждый вид проверки контролирует отсутствие ошибок в данных информационной базы. Контроль может заключаться в соответствии учетных данных тем или иным положениям законодательства или в соответствии данных внутренним алгоритмам, заложенным в программу разработчиком. Например, программа «контролирует» превышение ежедневного лимита остатка наличных денежных средств по счету 50 «Касса», выдачу средств сотрудникам без представления ими авансовых отчетов, своевременность выписки счетов-фактур по документам реализации, отражение в книге продаж сумм НДС по авансам от покупателей и т.д. Контролируются положения таких нормативных актов, как ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», глава 21 «Налог на добавленную стоимость» НК РФ, глава 26.2 «Упрощенная система налогообложения» НК РФ, «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» и др.

Выполнив экспресс-проверку, пользователь получает отчет о ее результатах, в котором показывается общее число видов проведенных проверок и число проверок, в ходе выполнения которых были обнаружены ошибки в данных информационной базы.

Результаты экспресс-проверки можно выводить с детализацией по разделам учета и по каждому виду проверок. Кроме того, в отчете могут быть показаны комментарии к каждой выполненной проверке. Комментарий содержит следующую информацию: предмет контроля – что именно проверяет текущая проверка; результат проверки – были ли в ходе проверки обнаружены ошибки; возможные причины ошибок и рекомендации по их устранению (рис. 2).


Рис. 2

По проверкам, в ходе выполнения которых были обнаружены ошибки, в отчет, как правило, выводится детальная информация об ошибке. В зависимости от конкретной проверки это могут быть период, в котором обнаружена ошибка, остатки и обороты по бухгалтерским счетам и другим учетным регистрам, отдельные документы, в которых алгоритмом проверки были найдены ошибки.

После того, как сформирован отчет с детальной информацией по обнаруженным ошибкам, бухгалтер может перейти из него к первичным документам или стандартным отчетам. После внесения необходимых изменений можно повторно запустить процедуру проверки данных. Возможно несколько циклов проверки до полного исправления всех ошибок.

Например, для организаций, являющихся плательщиками НДС, каждый проведенный документ реализации должен сопровождаться проведенным счетом-фактурой. В том случае, если счета-фактуры в программе выписаны не ко всем документам реализации, экспресс-проверка отразит информацию об ошибке в разделе «Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость» по виду проверки «Полнота выписки счетов-фактур по документам реализации». В детальном отчете по ошибке будут отображены все документы реализации, по которым отсутствуют проведенные счета-фактуры. Бухгалтер может непосредственно из отчета открыть поочередно каждый документ реализации и зарегистрировать недостающий счет-фактуру.

С помощью настройки «Экспресс-проверки ведения учета» можно ограничить состав выполняемых проверок (рис. 3). Чтобы какой-либо вид проверки не выполнялся, нужно отключить его, сняв флажок в соответствующем поле. Таким же образом можно отключить целый раздел проверок.

Автоматизированный учет в конфигурации «Бухгалтерия 8 для Казахстана» позволяет существенно облегчить деятельность бухгалтера по ведению учета на предприятии.

При формировании бухгалтерской и налоговой отчетности, пользователю необходимо точно знать, что отраженные в отчетности сведения являются корректными.

В конфигурации для проверки учетных данных реализован механизм . Данный механизм доступен в разделе Операции – Регламентные операции – Экспресс-проверка ведения учета .

Механизм Экспресс-проверка ведения учета позволяет получить детальную или сводную информацию о корректности ведения учета по следующим разделам:

    Регламентные операции;

Проверка по каждому разделу осуществляется в соответствии с законодательными актами и стандартами, регулирующими порядок ведения бухгалтерского и налогового учета, а также в соответствии с внутренними алгоритмами, предусмотренными на этапе разработки программы.

Экспресс-проверка ведения учета может выполняться по произвольным периодам времени: день, месяц, квартал, год и т.д. Для этого в форме экспресс-проверки в строке Период с: указывается необходимый период формирования.

Проверку можно выполнять как в целом по всем разделам учета, так и по некоторым из них. В форме до начала проверки указываются те разделы, по которым планируется выполнить проверку.


При переходе по гиперссылке открывается окно со списком всех разделов. Внутри каждого раздела предусмотрены конкретные процедуры проверки. Их можно указывать выборочно или полностью. Проверка производиться при нажатии на кнопку Выполнить проверку , после чего выполняется анализ данных информационной системы.


Запуск экспресс-проверки ведения учета может осуществляться пользователем неограниченное число раз.

Для каждого раздела, по которому осуществляется экспресс-проверка, в системе содержится ряд критериев, по которым производится проверка.

Раздел Учетная политика

В разделе Учетная политика проверяется наличие параметров учетной политики. Подробнее о настройках учетной политики можно прочитать в статьях:

Раздел Денежные средства

В разделе Учет денежных средств не должно быть не проведенных или помеченных на удаление приходных и расходных кассовых документов, т.к. в следствии этого будет нарушена нумерация документов. Также должны соблюдаться следующие условия:

    отсутствие отрицательных остатков по кассе;

    соответствие курсов валют из регистра сведений Курсы валют , значению курса валют в денежных документах взаиморасчетов с контрагентами;

    заполнение реквизита в документах;

    соответствие реквизита Поступление/выбытие в статье движения денежных средств фактическому виду операции.

Пример

При создании документа с видом операции Оплата поставщику в поле Статья ДДС табличной части документа необходимо указывать статью ДДС с видом движения Выбытие .

Раздел Учет заработной платы сотрудников организации

В разделе Учет заработной платы сотрудников организации :

    осуществляется проверка заполнения регламентированного производственного календаря для правильного учета отработанного времени;

    осуществляется проверка правильности отражения начисления зарплаты в регламентированном учете (проверяется отражение на счетах учета всех начислений и удержаний).

    если в учетной политике предприятия по налоговому учету снят признак При начислении ИПН и ОПВ принимать исчисленные суммы к учету как удержанные , то система проверяет наличие проведенных документов Удержание ИПН и ОПВ по налоговому учету за каждый расчетный месяц.

Пример

При начислении зарплаты сотрудникам и расчете налогов, взносов и удержаний за август месяц, не было оформлено удержание ИПН и ОПВ соответствующим документом. При запуске экспресс-проверки учета будет обнаружено отсутствие документа Удержания ИПН и ОПВ по налоговому учету за конкретный месяц и даны рекомендации по устранению данной ошибки.

Раздел НДС

В разделе НДС проверяется корректность выписки выданных и полученных счетов-фактур , в которых показатели суммы НДС и суммы без НДС сверяются с соответствующими документами поступления и выбытия ТМЗ и услуг.

Производится сверка счетов 1420 и 3130 («Налог на добавленную стоимость») и данных регистров по НДС. В случае несовпадения общих сумм по каждому виду проверки выдается сообщение об ошибке и выводится список документов, по которым данные в бухгалтерском учете и регистрах накопления НДС отражены некорректно.

Раздел Регламентные операции

В разделе Регламентные операции в соответствии с пунктом 14 Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденных Приказом Министра финансов РК № 241 от 31 марта 2015 года, проверяется отсутствие отрицательных остатков на счетах бухгалтерского учета на конец отчетного периода.

Пример

При оформлении платежа поставщику документом Платежное поручение (исходящее) не был использован счет учета выданных авансов. В следствие чего, оплата отразится по счету взаиморасчетов (3310 «Краткосрочная задолженность поставщикам и подрядчикам» или 3397 «Прочая краткосрочная кредиторская задолженность»). Если поставки товара от поставщика не произошло, то на пассивном счете будет сумма с минусом на конец периода. В результате чего, при осуществлении экспресс-проверки будет выявлена ошибка в разделе Регламентные операции .

Для недопущения подобных ошибок необходимо проверять корректность сформированных проводок при проведении документов.

Раздел Учет основных средств

В разделе Учет основных средств системой проверяется состояние Принято к учету при наличии остатков на счетах ОС, Снято с учета при отсутствии остатка стоимости на счетах учета ОС.

При регистрации поступления основных средств необходимо принимать к учету ОС документом Принятие к учету ОС , иначе при проведении документа Закрытие месяца начисление амортизации по ОС, не принятому к учету, производиться не будет.

После выполнения проверки, пользователю выводится окно с сообщениями о наличии либо отсутствии ошибок по каждому разделу. Просмотреть детальные сведения об ошибках можно по кнопке Показать – Детальные отчеты об ошибках .

Система выводит детальные сведения об ошибках, возможных причинах возникновения, а также рекомендации по исправлению.


В зависимости от ошибки, комментарий может содержать сведения о дате документа, в котором совершена ошибка, остатках и оборотах бухгалтерских счетов, а также ссылки на отдельные документы, в которых могут быть обнаружены ошибки.

После просмотра всех ошибок, пользователь может перейти к первичным документам, исправить выявленные ошибки и снова запустить экспресс проверку.

Для получения печатной формы Экспресс-проверки ведения учета необходимо воспользоваться кнопкой Напечатать отчет .


Рекомендуется выполнять Экспресс-проверку ведения учета с определенной периодичностью, например, ежемесячно. Это позволит своевременно обнаруживать ошибки и/или неточности и вносить необходимые корректировки.

Экспресс-проверка ведения учета позволяет существенно сэкономить время на заполнение сводной отчетности и составление баланса в конце отчетного периода.

Похожие статьи